Cuando solo tienes un piso, una carpeta de Drive y una hoja de cálculo parecen suficientes. Con varios inmuebles y habitaciones empiezan las dudas: ¿con qué compañía está el seguro?, ¿dónde está el contrato de la habitación 3?, ¿qué factura correspondía a la reparación del armario?

El inmueble debe ser la ficha central

Cada piso necesita una ficha única con dirección, referencia, estrategia de alquiler, precio de compra, valor actual, banco, hipoteca, comunidad, seguro y contactos útiles. Desde ella deben abrirse habitaciones, contratos, personas, movimientos, fotografías y documentos.

Separa documento, dato y movimiento

  • Dato: compañía del seguro, número de póliza o teléfono del administrador.
  • Documento: PDF de la póliza, contrato o factura.
  • Movimiento: pago de la prima, ingreso de renta o gasto de reparación.

Relacionarlos evita duplicar información. La póliza pertenece al piso, su fecha alimenta un vencimiento y el pago aparece en los gastos.

Una clasificación que funciona

  • Compra y financiación.
  • Seguro.
  • Comunidad e inmueble.
  • Contratos de alquiler.
  • Identificación y documentación del inquilino.
  • Facturas y justificantes.
  • Fotografías, inventario e incidencias.

Añade inmueble, habitación opcional, persona opcional, fecha y caducidad. No dependas únicamente del nombre del archivo.

Nombra los archivos de forma predecible

Una convención sencilla es AAAA-MM-DD · categoría · descripción. Por ejemplo: «2026-08-16 · seguro · póliza hogar AXA.pdf». La fecha ISO mantiene los documentos ordenados y facilita distinguir versiones.

Protege la documentación sensible

Los documentos de identidad, contratos y datos de contacto no deben quedar en enlaces públicos ni mezclados con material comercial. Limita accesos, registra quién puede consultar la información y elimina copias temporales innecesarias. Conserva solo lo que necesites y aplica las obligaciones de protección de datos correspondientes.

Convierte fechas en una agenda

Una carpeta almacena; un sistema de gestión avisa. Extrae fecha de renovación del seguro, fin de contrato, revisiones y vencimientos relevantes. Un panel útil muestra qué ocurre en los próximos 30, 60 o 90 días y enlaza directamente con el documento.

Relaciona facturas y rentabilidad

Una factura sin movimiento no aparece en el resultado del piso. Un gasto sin justificante pierde contexto. Registra ambos juntos y asigna el coste al inmueble o a una habitación concreta. Así una reparación de 70 euros afecta al balance y permanece en el historial de la estancia.

Rutina mensual de quince minutos

  1. Sube facturas y justificantes pendientes.
  2. Comprueba ingresos y gastos del mes.
  3. Revisa contratos y pólizas próximos a vencer.
  4. Cierra incidencias resueltas.
  5. Comprueba que cada inquilino esté vinculado a su contrato y habitación.

La cartera de InmoMind reúne toda esa información dentro de la ficha del inmueble: seguro, financiación, comunidad, contratos, personas, documentos, fotos e ingresos y gastos.