La mayoría de errores de rentabilidad no nacen en una fórmula complicada, sino en gastos que se olvidan o se mezclan. Una mesa de 40 euros y una reparación de 70 parecen pequeñas, pero cientos de movimientos sin clasificar terminan distorsionando el resultado del inmueble.

1. Gastos de adquisición

Incluye impuestos, notaría, Registro de la Propiedad, gestoría, tasación, honorarios de intermediación y costes de financiación iniciales. Añade reforma, mobiliario y equipos necesarios para poner la vivienda en explotación. Estos importes forman parte de la inversión total, aunque no se repitan cada año.

2. Gastos fijos del inmueble

  • Comunidad ordinaria y derramas conocidas.
  • IBI y otras tasas municipales.
  • Seguro de hogar, impago o responsabilidad civil.
  • Internet, alarmas u otros servicios recurrentes.
  • Administración o gestión profesional.

Registra proveedor, periodicidad, próxima renovación y documento asociado. Así el panel también sirve para saber con quién está cada seguro o qué administrador lleva la comunidad.

3. Gastos variables

Agua, electricidad, gas, limpieza, reparaciones pequeñas, consumibles y desplazamientos dependen de la ocupación y del modelo de alquiler. Si repercutes suministros, separa lo facturado por el proveedor de lo cobrado al inquilino; de otro modo no podrás medir desviaciones.

4. Gastos por habitación o contrato

En un alquiler por habitaciones conviene asignar al menos los daños, mobiliario, limpieza de salida y captación a la estancia que los origina. El resto puede permanecer como gasto común del piso. Esta doble dimensión permite ver tanto la rentabilidad global como el historial de cada habitación.

Ejemplos:

  • «Limpieza de horno, 20 €»: gasto común del inmueble.
  • «Rotura de armario, 70 €»: habitación concreta, con foto y justificante.
  • «Mesa nueva, 40 €»: habitación concreta y categoría mobiliario.

5. Vacancia, impagos y coste de rotación

Un mes vacío no genera una factura, pero sí una pérdida económica. Registra los días sin contrato y la renta potencial no obtenida. Haz lo mismo con descuentos e impagos. Al cambiar un inquilino, agrupa limpieza, pintura, reparación, anuncio y días vacíos para conocer el coste completo de rotación.

6. Mantenimiento extraordinario y reservas

Electrodomésticos, caldera, ventanas o una derrama importante no aparecen todos los años. Si solo miras los meses tranquilos, sobreestimas la rentabilidad. Crea una reserva anual basada en el estado del piso y del edificio; cuando ocurra el gasto, registra el importe real sin borrar la previsión.

7. Financiación e impuestos

Separa intereses, amortización de principal, comisiones y seguros vinculados. La cuota completa afecta a caja, pero no todos sus componentes representan un gasto económico de la misma forma. El tratamiento fiscal depende de la situación y cambia con la normativa: consulta la información de la Agencia Tributaria y a un asesor para tu caso.

Una clasificación que sí se mantiene

Para cada movimiento guarda fecha, importe, inmueble, habitación opcional, categoría, proveedor, método de pago, documento y una nota breve. Añade dos etiquetas: «previsto/real» y «recurrente/extraordinario». Con eso puedes construir casi todas las gráficas útiles sin convertir el registro en una tarea interminable.

Qué revisar cada mes

  1. Ingresos contratados, cobrados y pendientes.
  2. Gastos reales frente al presupuesto.
  3. Ocupación y días vacíos.
  4. Incidencias abiertas y costes sin factura.
  5. Flujo de caja del piso y de toda la cartera.

La cartera de InmoMind reúne estos movimientos con contratos, facturas y datos del inmueble. Para evaluar una compra antes de tener datos reales, usa la calculadora y conserva las hipótesis: después podrás comprobar si la inversión se comporta como esperabas.